Что такое пресс-релиз

Это информационное сообщение, которое направляется журналистам и описывает события, происходящие в компании, или отражает мнение специалистов фирмы относительно актуальных процессов общественной и деловой жизни общества.

Журналисты ежедневно получают десятки пресс-релизов и массу другой информации, большую часть которой они просто игнорируют, поэтому правильно написанное и оформленное сообщение – верный путь к тому, чтобы его прочитали и использовали для написания материалов.

Важно помнить, что пресс-релиз должен содержать новую и интересную информацию, которой в юридическом мире не так и много. События, происходящие в нашей отрасли, интересны, как правило, исключительно самому юридическому сообществу. Однако при правильном выборе тематики взаимодействие со СМИ может оказаться весьма удачным.

Выбор темы пресс-релиза

Во всех компаниях происходят изменения, связанные с назначением новых партнеров или руководителей направлений. Во многих изданиях существует рубрика «Отставки и назначения», которую необходимо заполнять информацией. Пресс-релиз на эту тему охотно примет большинство газет и журналов, и многие из них обязательно его опубликуют.

К новостям, интересующим СМИ, можно также отнести участие руководителей в работе форумов, конференций, конгрессов и круглых столов. Подобные пресс-релизы обязательно нужно дополнить высказываниями руководителя или специалистов относительно тех проблем, которые затрагивались на мероприятии. Журналистам, которые будут писать об этом событии, в первую очередь интересна прямая речь участников, а информационные агентства и интернет-издания могут опубликовать пресс-релиз целиком либо использовать его отдельные части.

И, наконец, самое главное – необходимо «подстраиваться» под информационные поводы. К примеру, в Государственной Думе РФ постоянно принимаются и вносятся изменения в законы. Необходимо отслеживать такие процессы, готовить на их основе пресс-релизы с аналитическими комментариями юристов и рассылать их журналистам. Такая информация крайне полезна и интересна редакторам и журналистам, и вероятность того, что мнение вашего эксперта появится на страницах СМИ, существенно возрастает. Чем больше анализа вы представите в подобных пресс-релизах, тем более интересными они будут для периодических изданий.

Кроме того, существуют и такие события, как юбилей компании, запуск новых услуг и практик, завершение крупных или интересных дел. При правильной подаче и они могут заинтересовать некоторые специализированные издания.

Структура пресс-релиза

Структура новостного сообщения важна не меньше содержания, поэтому ей нужно уделить особое внимание.

Журналист первым делом прочитает заголовок и на его основании примет решение, читать пресс-релиз дальше или нет. Придумайте лаконичный, привлекающий внимание заголовок, хорошо отражающий содержание вашей новости.

Важно поделить текст на абзацы, причем каждый из них должен быть кратким и законченным. Вступительный абзац должен содержать информацию о теме, месте, времени, действующих лицах и актуальности события. Включайте в него только конкретные факты по существу проблемы, не допуская никаких отклонений от основной темы.

Текст должен быть связан исключительно с темой (новостью), быть понятным и простым, без использования специализированных терминов, «жаргонных» выражений и т. д. Не забывайте, что целью пресс-релиза является не реклама вашей компании, а донесение значимой информации, на основе которой можно подготовить интересную для читателей статью или сообщение. Обязательным является цитирование, но исключительно по затрагиваемой теме. Помните, что без цитат пресс-релиз теряет свою ценность.

В последнем абзаце необходимо дать краткую справку о компании.

Важно: Если вы хотите, чтобы пресс-релиз использовали, постарайтесь написать его таким образом, чтобы информацию из него можно было легко вставить в текст статьи.

Оформление и рассылка пресс-релиза

Текст необходимо отправлять на бланке компании, указав, что это именно пресс-релиз, а не заметки или краткий рассказ о чем-либо. Нужно поставить дату, обязательно указать контакты ответственного специалиста, с которым можно связаться для уточнения деталей. Весь пресс-релиз должен поместиться на одной странице.

Рассылая пресс-релиз по электронной почте, не прикрепляйте его к письму отдельным файлом, а поместите в «тело» сообщения. Так получатель сразу сможет прочитать информацию, не затрачивая времени на открытие документа, который может быть заражен вирусом или не открыться по причинам информационной безопасности, принятым в компании. В письме не должно быть никаких картинок и «тяжелых» прикрепленных файлов.

Старайтесь отправлять пресс-релиз по электронной почте индивидуально каждому журналисту, а не по факсу, так как в этом случае существует вероятность того, что он «плохо» пройдет или его не передадут в нужные руки.

Данные в пресс-релизе должны быть проверены, а текст – не содержать грамматических ошибок. Высылайте информацию тем журналистам и СМИ, которые освещают тему, поднятую вами, а не всем подряд.

Важно: Освещая ту или иную новость в пресс-релизе, заранее четко понимайте – кому она интересна и почему, и пишите свой текст в соответствии с этим.

Помните о своевременной рассылке пресс-релизов. Идеальный вариант – когда сообщение о предполагаемом событии приходит заранее. В таком случае у журналиста есть больше времени, чтобы собрать дополнительную информацию, получить необходимые комментарии и в итоге написать более продуманную статью. Прежде чем передавать пресс-релиз, выясните, где находится журналист, каким образом и куда ему удобнее отправить текст. После отправки позвоните и убедитесь, что письмо с информацией дошло до адресата.

Пример из практики

Начиная работу в фирме «Мегаполис Лигал», я первым делом изучил те темы, которые наиболее часто появляются в СМИ, и которые мы сможем прокомментировать. Выяснилось, что одна из самых актуальных тем, освещаемых в общественно-деловых СМИ, это земельные правоотношения. Мы выделили наиболее значимые, на наш взгляд, поправки в «Земельный кодекс РФ», которые будет рассматривать Государственная Дума РФ в течение года, подготовили по ним пресс-релизы, дополнив их комментариями, и разослали эти сообщения журналистам, специализирующимся на данной теме. Такие сообщения мы отправляли в течение всего года, по мере появления соответствующих информационных поводов (в нашем случае – принятия или отклонения поправок в «Земельный кодекс РФ»). Основная цель, которую мы преследовали – показать журналистам высокое аналитическое понимание проблемы и «встроить» в их статьи экспертные комментарии нашего юриста. Таким образом в статьях периодически звучало мнение специалиста «Мегаполис Лигал», обозначенное в пресс-релизе, а обращение журналистов по другим вопросам, связанным с земельной тематикой, стало постоянным.

Помните, что все СМИ заинтересованы в новостях, а, следовательно, и в ваших пресс-релизах. Главное – правильно оформить новость и вовремя донести ее до того журналиста, которому она интересна.

Опубликовано в журнале Юридический бизнес, 2009