«Большинство людей бизнеса тратят полжизни на написание документов или, если они на высоких позициях, на их чтение, – говорит Нил Тейлор, креативный директор консалтинговой компании The Writer. – Если вы автор, ваша заявка может конкурировать с десятком других предложений, в которых говорится примерно то же самое. Или вам, например, три раза в год надо писать документ для совета директоров. В зависимости от того, как вы его напишете, эффект может отличаться в корне».

Письменное творчество помогает сформировать репутацию, говорит Роберт Майат, директор компании бизнес-психологии Kaisen: «В эпоху, когда копии электронных писем достигают сотен людей, это реальный шанс выделиться».

«Люди имеют вредную привычку торопиться, – сетует Стивен Ллойд, специалист по деловой переписке. – Я всегда призываю: «Надо думать, писать и перечитывать!» Но они чаще всего просто пишут себе, бездумно». Ллойд считает, что это особенно справедливо в отношении электронной почты: «Она часто используется для неформального общения, поэтому люди и относятся к ней неформально. Но электронное письмо может быть важным бизнес-документом. Потратив на него чуть больше времени, можно сэкономить время в перспективе».

Тейлор предупреждает, что желание выглядеть профессионально и по-деловому также может привести к ухудшению качества письма: «Люди забывают, что они люди. Важничают, нарочито усложняют то, что пишут, думая, что от них именно этого ждут. Распространенное заблуждение. Хорошее письмо – это кратко, интересно и по существу».

«В сфере розничной торговли вам, вероятно, может сойти с рук использование большого количества сокращений, – говорит Майат. – Но в юридической фирме предметом особой гордости бывает именно качество письма».

«А вот жаргон почти никогда и никому не приносит пользы – он воздвигает преграду и создает впечатление, что вы прячете за ним неспособность к ясному выражению мыслей», – замечает Ллойд.

Уоррен Баффетт тоже дает совет: «Составляя годовой отчет Berkshire Hathaway, я притворяюсь, что разговариваю со своими сестрами <...> Они поймут простой английский, но жаргон может озадачить их».

Еще одно полезное правило – никогда не писать в гневе. «Не пользуйтесь электронной почтой, если вас обуревают эмоции, – подсказывает Майат. – Запишите все, но не отправляйте письмо. Так вы избежите многих неловких ситуаций».

Источник
© «Ведомости», № 110 (2628), от 18.06.2010. Перевод: Алексей Алексеев. Публикуется с разрешения.

Опубликовано в журнале Юридический бизнес, 2010