В этой статье мы обсудим вопросы, касающиеся приема на работу сотрудников: какие должности стоит ввести в компании (клерки, секретари, администраторы, помощники юриста, партнеры) и какими именно качествами должен обладать тот или иной специалист. Также поговорим о тех фактах, о которых необходимо помнить, когда вы набираете персонал. Перед тем как обсуждать тактические соображения, я хотел бы представить общую стратегию.

Принимайте на работу лучших

Среди юристов распространено следующее мнение: нанимать лучшего нужно в соответствии со своими возможностями. Они устанавливают зарплату согласно своему штатному расписанию и начинают проводить интервью. В этом случае у них обязательно возникнут какие-нибудь трудности.

Я работал с сотнями юристов, и одна из самых часто встречаемых жалоб, которую я слышал, – неудовлетворенность работой своих служащих. Большинство из моих клиентов было убеждено, что хороших помощников просто не существует. Когда я подробнее расспрашивал их о сотрудниках, оказывалось, что те получают не так уж и много. Я хочу, чтобы вы ясно понимали: когда речь идет о служебном персонале, то вы получаете то, за что платите!

Многие юристы рассматривают необходимость платить зарплату своим сотрудникам как цену, которую они вынуждены платить за возможность вести бизнес. Это абсолютно неправильно. Сотрудники – это самое важное вложение денег. Наём – это цена, такая же, как и за блокноты, степлеры, книги, периодические издания и т.д.
Инвестирование в персонал – часть бизнеса, которая существенно влияет на качество продукта или услуги. Инвестирование обладает способностью увеличивать прибыль. Я повторюсь еще раз: ваши сотрудники – ваше самое важное вложение денег.

Подобное инвестирование надо оценивать с точки зрения потенциальной прибыли. Давайте возьмем пример с компьютерами. Когда вы обдумываете покупку компьютера для работы, купите ли вы старую модель с небольшим запасом оперативной памяти? Вам такой компьютер и даром не нужен. Я предположу, что вы никогда не решите сэкономить до такой степени. Вы наверняка купите современный компьютер с достаточным объемом «оперативки». Почему? Потому что вы знаете, что устаревший компьютер намного снизит вашу продуктивность. Его ограниченные технические возможности ослабят и вашу способность качественно выполнять работу. Такой компьютер станет просто неудачным вложением. А теперь подумайте о своем персонале.

Являетесь ли вы частным практикующим юристом или же работаете в большой фирме – всегда нанимайте лучших! Вы должны искать людей, чья зарплата уже сейчас на 30% выше среднего и предлагать им зарплату на 40% выше. Таким образом, если среднестатистический секретарь в вашем округе зарабатывает 25 000 долларов в год, ищите людей, уже сейчас зарабатывающих 32 000, и платите им 35 000.

Я догадываюсь, что большинство из вас скажет: «Я не могу позволить себе дополнительные 10 000 долларов в год на секретаря». Хорошо, давайте проверим это. Если ваша ставка юриста составляет 150 долларов в час, дополнительно вам придется поработать всего 66 часов в год, чтобы покрыть эти издержки. А это примерно по 15 минут в день. Теперь спросите себя: ваш нынешний секретарь отнимает у вас ежедневно больше 15 минут на исправление ошибок и повторяющиеся инструкции? Когда я задаю большинству своих клиентов этот вопрос, их честный ответ – «Да».

Помощник, который является мастером своего дела, может повысить эффективность работы от 1 до 2 часов ежедневно. Это от 200 до 400 часов в год или дополнительные 30 000 – 60 000 долларов. К тому же, хорошие помощники могут заниматься сложными проектами, позволяя вам выставлять счета и за их работу. Вы до сих пор полагаете, что это не стоит дополнительных 10 000?

Когда принимать на работу (Частные юристы)

Вопрос, который мне часто задают юристы, звучит следующим образом: «Как долго я должен проработать в одиночку, прежде чем смогу позволить себе завести секретаря, работающего полный рабочий день?». При современном уровне развития технологий можно вести дела эффективно, как никогда прежде, причем без чьей-либо помощи. Благодаря компьютерной революции большинство юристов могут самостоятельно набирать документы. Шаблоны писем облегчают написание своих собственных, Интернет-услуги позволяют загрузить юридические книги на компьютер. С помощью ксерокса, факса, электронной почты можно создавать и отправлять корреспонденцию. Голосовая почта ответит на звонки, если вы разговариваете по другой линии или недоступны.

Юрист, у которого офис оборудован современной техникой, может самостоятельно делать большое количество работы. По моим оценкам, частный юрист может работать примерно 1200 часов в год, по 50 часов в неделю, и при этом позволить себе двухнедельный отпуск. Даже если ставка юриста составляет 100 долларов в час, такая работа будет приносить более 100 000 в год, с чистой прибылью в 65 000. А если ваша ставка – 150 долларов, то ваша прибыль будет еще больше.

Если вы частный практикующий юрист, работающий без секретаря, вам необходимо обдумать одну вещь. Вы должны работать продуктивно и повышать свою почасовую ставку. У вас не будет возможности нанять помощника до тех пор, пока ваши доходы не составят, по крайней мере, четырехкратную ставку первоклассного секретаря. Таким образом, чтобы нанять секретаря с зарплатой в 35 000 в год, ваши доходы должны быть не меньше 140 000. Секретарь позволит вам увеличить ваше время примерно на 500 часов. Вам понадобятся 250 рабочих часов, чтобы покрыть дополнительные издержки. Таким образом, хороший секретарь может увеличить вашу прибыль примерно в два раза по сравнению с тем, что вы платите ему, т.к. будет освобождать ваше время, в связи с чем, и вы будете работать более продуктивно.

Можно сделать вывод, что если у вас работы больше, чем вы в состоянии сделать самостоятельно, и у вас достаточно высокая ставка, приносящая вам четырехкратные доходы, вам стоит найти себе хорошего секретаря.

Когда принимать на работу (Фирмы)

Если вы работаете в фирме, наверняка у вас уже есть секретарь. В данном случае вопрос стоит о дополнительных помощниках. Сначала вам надо разобраться, имеете ли вы для этого возможности. Большинство партнеров, у которых есть секретарь, работают по 50 часов в неделю, около 1700 – 1800 часов в год. При ставке в 150 долларов, это приносит свыше 250 000. Если вы не достигли этого уровня, то вам надо выяснить, стоит ли повысить вашу собственную работоспособность или нанять другого секретаря.

Если вы не можете самостоятельно справиться со своей работой, и в фирме нет человека, который мог бы вам помочь, то пришло время нанять сотрудника. Вопрос заключается в следующем: кто вам нужен – помощник или партнер? Это во многом связано с характером выполняемой работы. Если работа однотипная и повторяющаяся, то лучше нанять помощника. Если работа разная по каждому отдельно взятому случаю и ориентирована на самостоятельный поиск информации, то лучше заполучить себе партнера.

Причина, по которой вы нанимаете нового человека, заключается в том, что вам необходимо организовать свою работу так, чтобы по самым сложным аспектам разных дел работать по более высокой ставке. Когда вы нанимаете нового человека, ваша почасовая ставка должна возрасти ровно настолько, чтобы вы могли оплачивать его услуги.

Например, если вы работаете 1800 часов в год, ваша ставка – 150 долларов, и вы наняли партнера с заработной платой 50 000, то вам необходимо увеличить свою почасовую ставку на 25 долларов. Это даст вам дополнительные 45 000 дохода и позволит покрыть дополнительные расходы. В то же время, это незначительно отразиться на счетах, выставляемых клиентам, т.к. некоторая работа будет оцениваться по возросшей ставке, но большая её часть будет оплачиваться из расчета более низкой ставки. Получается, что для клиента средняя цена за каждое дело будет примерно такая же. Случается, адвокаты поднимают свою почасовую ставку, когда нанимают на работу помощников или партнеров, но их доходы падают (из-за большого количества работы, выполняемой по более низкой ставке), а расходы растут. В подобных случаях их прибыль находится под угрозой.

Прием на работу административных сотрудников

В определенный момент, когда ваша фирма расширяется, вы можете решить, что необходимо нанять административного сотрудника, который бы занимался своей работой, одновременно увеличивая эффективность работы юристов, освобождая их время.

К таким сотрудникам относятся: секретари ресепшена, клерки, бухгалтеры, специалисты по маркетингу, офис-менеджеры и т.д. Частные практикующие юристы обычно нанимают клерков или секретарей, которые занимаются набором текстов, регистрацией документов и отвечают на телефонные звонки. С их помощью прежний первоклассный секретарь может де-факто стать помощником юриста. Т.к. секретарь освобождается от рутинной работы, он может сконцентрироваться на более серьёзной работе, в каких-то моментах помогая юристу. Это увеличит потенциальный доход частного юриста.

В юридических фирмах на работу обычно берут офис-менеджера, который выполняет такую работу, как расчет заработной платы, оформление счетов, решение кадровых вопросов, покупка канцелярии и т.д. Если ставка партнеров – 150 долларов в час, офис-менеджер может увеличить потенциальную прибыль фирмы на 300 000.

Если фирма постоянно развивается и становится больше, может возникнуть необходимость сформировать отдел таких сотрудников, которые будут заниматься бухгалтерией, кредитами, маркетингом и т.д.

Как выбрать нужного сотрудника

Причина, по которой работодатель может быть не доволен работой своего персонала, заключается в том, что при найме на работу он сам пренебрегает многими важными моментами, пытаясь поскорее найти сотрудника, вместо того, чтобы со всей ответственностью подойти к этому вопросу. Наняв первого человека, который покажется вам более или менее подходящим, вы вскоре станете им недовольны, и опять займетесь поиском.

Поэтому важно проводить тщательный отбор среди большого количества кандидатов. Необходимо учитывать следующие моменты:

• Квалификация. Где кандидат учился, и какова репутация этих учебных заведений? Имеет ли он степени, награды, сертификаты? Успех в вузе – не случайность, а великолепное предсказание успеха вашей фирмы. Помните, вы принимаете на работу лучших!
• Предыдущие места работы. По этому показателю можно предсказать будущую текучку кадров. Если кандидат работал у семи работодателей в течение последних девяти лет, стоит задуматься: либо что-то не в порядке с его профессиональными качествами, либо он трудный в общении человек. В общем, не стоит нанимать сотрудника, который работает в среднем менее трех лет у одного работодателя. Конечно, могут быть и исключения, но в целом это правило всегда работает.
• Репутация предыдущих работодателей. Если служащий работал в уважаемой фирме более пяти лет, то перед вами стоящий кандидат. Если он так долго там продержался, значит, он хороший специалист с большим опытом и может справиться с любым заданием.
• Уровень заработной платы. Если кандидат уже сейчас получает зарплату выше среднего уровня, то для этого есть причина. Однако помните, что некоторые могут легко перейти туда, где больше платят, поэтому такой человек будет работать у вас только до тех пор, пока не найдет место, где зарплата выше.
• Демонстрация профессиональных навыков. Многие фирмы не проводят даже поверхностного тестирования, и зря, т.к. с его помощью можно избежать многих сюрпризов. Так что, если вам необходима печать текстов, проверьте кандидата и его скорость набора. Если вы занимаетесь исследованиями, дайте задание исследовать проект, который вы уже сделали, чтобы оценить, насколько всеобъемлющей окажется работа кандидата.

Проверка рекомендаций

Меня постоянно поражает количество сотрудников, которых принимают на работу, не проверяя их рекомендации. По характеристике бывшего работодателя можно лучше всего предсказать то, как кандидат будет себя вести, работая у вас.

Самое важное, что надо помнить – проверяя рекомендации, вам необходимо разговаривать либо с руководителем, либо с сотрудником-кадровиком, но никак не с сослуживцем. Сослуживец может оказаться другом и солгать вам, чтоб помочь кандидату. Руководитель, отвечая на ваши вопросы, покажет свое отношение к нему (разочарование или энтузиазм), даже если попытается быть беспристрастным.

Чтобы бывший руководитель мог лучше оценить, подходит ли вам кандидат, дайте ему краткую характеристику должности, на которую вы ищите сотрудника.

Следующие вопросы помогут вам получить необходимую информацию:

• Проверка деятельности кандидата (какие обязанности выполнял кандидат, как долго проработал). Вы удивитесь, как часто кандидаты обманывают, приписывая себе год-другой работы в одном месте, чтобы факт работы на другом месте, неудавшуюся попытку открыть свою частную фирму или период безработицы.
• Проверка причины увольнения. Слова бывшего руководителя могут значительно отличаться от истории кандидата. Будьте осторожны, если вам скажут: «Я бы предпочел об этом не говорить». В подобном случае существует два варианта: либо это связано с профессиональными характеристиками кандидата, либо с личностными (с ним трудно работать и общаться).
• Сильные и слабые стороны. «Что является сильной стороной кандидата, а какие навыки ему следует развивать?». Этот вопрос даст вам такую информацию, которую вы больше нигде не сможете получить.
• Член команды. «Может ли кандидат работать в команде, как он общается с другими сотрудниками?». Эти вопросы помогут вам спроецировать ситуацию и предположить, как он будет себя вести в вашей фирме.
• Продуктивность. «Выполнял ли кандидат большой объем работы в срок? Какова его рабочая этика? Способен ли он остаться на работе допоздна, чтоб выполнить работу в поставленные сроки?». Эти вопросы тоже очень важны, и их надо обсуждать перед тем, как принять человека на работу.
• Общая рекомендация. Это самый главный вопрос. Слушайте внимательно не только то, что бывший руководитель говорит, но и то, как он это делает!
• Последний, решающий вопрос. «Если бы у вас была возможность, наняли бы вы этого человека опять?». Если вы увидите хотя бы малейшее колебание, знайте, что в чем-то есть проблема.

Заключение

Нет более важного делового решения, чем прием на работу новых сотрудников. Хороший служебный персонал поможет вам раскрыть все ваши потенциальные возможности, плохой – никогда не выведет вашу фирму из кризиса. Набирайте себе профессионалов, хорошо им платите, требуйте от них хорошей работы, и ваш бизнес будет процветать.

Опубликовано в журнале ЮБ №07-2007