На сегодняшний день наибольший риск для юридических фирм, а, следовательно, и для их страховых компаний представляют собой обвинения в профессиональной небрежности, которых становится все больше из-за путаницы в списке дел, назначенных к слушанию на ту или иную дату.

Американская ассоциация адвокатов опубликовала свой последний опрос на тему жалоб, наиболее часто встречающихся в юридической практике, согласно которому, наиболее частыми причинами недовольства является путаница в датах слушания дел, а также принятие и установка конечных сроков их рассмотрения. Суммарное количество таких жалоб составляет 16,63% от общего количества в масштабах всех Соединенных Штатов.

Многие крупные юридические фирмы, которые имеют большое количество обслуживающего персонала и оснащены современной технической базой, принимают соответствующие меры по устранению вышеуказанных проблем. Такие компании вырабатывают различные системы планирования и распределения дел, в соответствии с их сроками рассмотрения и закрытия.

Они нанимают офис менеджеров и администраторов, следящих за осуществлением организации рабочего процесса, а также отвечающих за то, чтобы тот или иной метод управления, используемый компанией, подходил и соответствовал всей её стратегии в целом.

Но для малых и средних фирм дело обстоит совершенно иначе. Меры, способствующие устранению профессиональной халатности и небрежности, принимаются здесь очень медленно и неохотно, чаще всего в виде инвестиций в различные системы или же в сам рабочий процесс.

Для страховых компаний, не испытывающих особой любви к юридическим фирмам вне зависимости от их размера, внедрение практики стандартизации и системы календарного планирования - также процедура достаточно тягостная.

Именно поэтому страховые компании активно пропагандируют среди своих клиентов политику заблаговременного устранения возможной проблемы, а, проще говоря, проведение профилактики в юридических фирмах, или внедрение той самой системы календарного планирования еще до возникновения той или иной проблемы, связанной с обвинениями в некомпетентности.

Многие страховые компании настолько серьезно подходят к этому вопросу, что даже учреждают различные кредиты доверия юридическим фирмам с автоматизированной календарной системой планирования.

Однако все юридические конторы различны, а, следовательно, и единого решения проблемы не существует. Тем не менее, есть некоторые общие моменты, которые обеспечивают внедренной системе эффективное функционирование.

Все должно быть основано на установленных правилах

Юридической фирме любого уровня достаточно трудно соответствовать всем процессуальным нормам и правилам судопроизводства. Даже международные фирмы страдают от проволочек и лазеек в этой сфере, связанных с истекшими сроками рассмотрения дел. Изменение календарного расписания работы судов, правила, различающиеся от применения в той или иной юрисдикции, а также местные праздники и выходные дни - все это требует бесконечных проверок и перепроверок сроков рассмотрения судебных исков, а это является для юридической фирмы процедурой выматывающей и очень нервозной.

Система же календарного планирования, основанная на установленных правилах, позволяет избежать нездоровой атмосферы беспокойства и неуверенности, царящей в такое время в юридической конторе. С помощью этой системы дни праздников и
конечные сроки рассмотрения того или иного дела высчитываются автоматически, при этом существует возможность добавления своевременных напоминаний для того, чтобы не проворонить нужную дату.

Кроме того, сейчас применение таких систем может быть стандартизировано для всей фирмы или одного её направления. Такие усовершенствованные программы как, например, CompuLaw Vision (www.compulaw.com), регулярно обновляют базу судебных постановлений. Эти обновления чрезвычайно важны в связи с постоянными изменениями дат и сроков рассмотрения того или иного дела. Вот здесь-то и обнаруживается ценность такого продукта как CompuLaw.

Кроме того, надежная система также должна включать в себя стандартизованный метод обзора и просмотра файлов, отсутствие которой как раз и является большим недостатком во многих юридических фирмах. В многочисленных судебных исках, рассмотрения которых иногда приходиться ожидать годами, очень легко забыть и тем самым упустить какую-то необходимую для процесса деталь. Последствия подобного недосмотра могут оказаться очень серьезными. А со специализированной системой обзора и напоминаний юристы всегда будут находиться в курсе дел.

Эта система полезна на административном уровне

Убедить даже двух технически подкованных юристов использовать в работе систему календарного планирования – совсем непросто. Старые привычки подчас бывают трудноискоренимы. Несмотря на это, новая система должна удовлетворять требованиям каждого сотрудника вплоть до обслуживающего персонала. Кроме того, необходимо время на ознакомление с системой, на определение её практической пригодности и на введение своеобразного тренинга по работе с ней.

Чтобы отслеживать все внесенные изменения, система должна включать в себя такой элемент управления безопасностью, как контрольный журнал. Кроме того, необходимо, чтобы её можно было просматривать в разных форматах. Возможность просматривать как личный календарный план, так и основной план фирмы необходима для решения различных задач. Поэтому юристы и их ассистенты также должны иметь возможность загружать эту систему в различных форматах, включая настольные календари и персональные digital-планировщики.

Система должна содержать резервную информацию

Если однажды утром вы обнаружите, что от вашего офиса остались лишь тлеющие угли, будет ли у ваших юристов возможность получить свой календарный план в целости и сохранности? Это излюбленная тема обсуждения менеджеров управления рисками, имеющих склонность к резервированию нужной информации с помощью ее дублирования. Согласно их мнению, фирме, занимающейся судебными тяжбами, необходимо иметь не менее трех резервных копий календарного плана. Если в конце дня что-то случится с одним планом, всегда найдется второй его вариант, а значит, внеплановая ошибка не выльется в еще одно веское обвинение в непрофессионализме и халатности. Правда, тут главное не переусердствовать: не стоит все же заполнять все имеющиеся под рукой диски, флэшки или любые другие запоминающие устройства копиями всех файлов, хранящихся на вашем компьютере.

Надеюсь, эти размышления достаточно четко демонстрируют отношение страховых компаний к рискам, связанным со сроками закрытия дел, а также проливают свет на то, как можно избежать этих рисков в целом. Подвести клиента из-за отсутствия информации о сроках дела - значит нанести себе моральный и профессиональный ущерб. Активно внедряя новые системы, позволяющие контролировать изменения и соблюдать все сроки рассмотрения дел, мы позволяем своим юристам и адвокатам заниматься непосредственно своим профессиональным делом - оказывать высококвалифицированную помощь клиентам по всем правовым вопросам.

Опубликовано в журнале ЮБ №1-2007