Аутсорсинг как он есть

За прошедшее с тех пор время для сотрудников юридических компаний, а также для их клиентов смысл данного термина стал вполне понятен. Аутсорсинг позволяет снизить затраты на производство услуг при потенциальном повышении эффективности и качества работы. Когда речь заходит об аутсорсинге в юридической фирме, чаще всего говорят о рутинной работе по копированию документов, выполнению любой другой офисной работы, связанной с отправкой почты, и даже о секретарской деятельности. В крупных фирмах аутсорсинговая сеть более обширная. Здесь происходит реорганизации при выполнении такой работы, как ведение записей, IT, бухгалтерский учет или т.д. Примером аутсорсинга в юридической фирме может служить корпоративная библиотека, которая в большинстве из крупнейших компаний ведется вендорами или временными сотрудниками. Это помогает сэкономить как время сотрудников, так и капитал фирмы, так как учетом записей и документов занимаются профессионалы, специально обученные библиотекари, а не сами юристы или их секретари, которые и без этого завалены более срочной работой.

Временный штат сотрудников, нанятых для выполнения какой-либо неотложной работы – уже обычное дело для продвинутых юридических фирм. Если фирма прибегает к помощи аутсорсинга, она должна понимать, что такая организация работы не требует ежедневного контроля со стороны штатного менеджера или надзирателя. Если какая-либо сторонняя фирма берется за выполнение определенного проекта, она, соответственно, берет на себя и обязательства по его успешному завершению при минимальном контроле со стороны нанимателя.

Аутсорсинг подразумевает полную или частичную передачу управления определенным проектом или частью функционирования компании стороннему исполнителю, что, в свою очередь, означает проявление взаимодоверия и уважения. Такие отношения нельзя сравнивать с теми, что возникают между продавцом и покупателем, так как в данном случае обе стороны заинтересованы в обоюдном успехе, и они скорее разделяют контроль над проектом, чем сотрудничают на основе контракта, при котором каждый отстаивает свои интересы.

Плюсы и минусы

Многие компании, особенно крупные, сегодня прибегают к аутсорсингу. Существует множество причин, по которым этот вид организации функционирования фирмы становится наиболее выгодным для нее. В условиях сегодняшней глобализации аутсорсинг предоставляет новые возможности национальным компаниям, с учетом того, что даже если они используют труд сотрудников за границей, им нет необходимости становиться международными.

Главной выгодой, благодаря которой аутсорсинг привлекает владельцев компаний, является значительное снижение затрат на определенные услуги, например, если они теперь выполняются в одной из развивающихся стран мира. Вообще говоря, использование наемного труда в такой стране очень выгодно, так как в них, как правило, меньше законов о правах рабочих, да и сами последние готовы работать больше за небольшие зарплаты. С одной стороны, данную ситуацию некоторые склонны рассматривать как некий вид эксплуатации, однако нельзя не признать, что она в то же время приносит выгоду и самим развивающимся странам. Во-первых, повышается уровень жизни работающего населения, ведь какую-никакую работу они все-таки имеют, во-вторых, их зарплаты, как правило, выше тех, что они могут получить, работая на свою национальную фирму, в-третьих, повышается уровень образования и также другие факторы, характерные для конкретной страны отдельно.

Если говорить об аутсорсинге непосредственно в юридической фирме, важно отметить такое преимущество, как экономия времени юриста. Ведь, зачастую, огромная доля рабочего времени юриста тратится на разного рода офисные дела: ответы на служебные письма, телефонные звонки, обработку, ксерокопирование документов и т.д. Все это в крупных современных фирмах делает третья сторона, занятая аутсорсингом.

Кроме того, когда каждый делает именно ту работу, которой он обучался и которую он умеет выполнять, качество и эффективность работы также повышается.

Тем не менее, не все так безоблачно и красиво. Во-первых, зачастую, то видимое повышение продуктивности, которое наблюдается при аутсорсинге, на самом деле оказывается ложным. Случается так, что фирма меняет меньшее количество своих опытных сотрудников на большее количество тех, кто работает хуже, но за меньшие деньги. Во-вторых, те выгоды, которые получают развивающиеся страны, неустойчивы, а иногда даже сомнительны. При реорганизации контроль над деятельностью команды рабочих меняется, и иногда они могут чувствовать себя так, как будто их продали и даже предали. Естественно, что здесь также может страдать качество производства.

Аутсорсинг связан с определенным риском, который может заключаться в нескольких аспектах. Так как обычно сторонние специалисты не находятся под постоянным контролем главной фирмы, последняя может в итоге совершенно потерять контроль над своим проектом и растеряться, когда контракт с вендором истечет и нужно будет решать, что делать дальше и как предоставлять услуги, которыми до этого занимались другие. Многие специалисты признают, что именно потеря контроля над проектом является самым главным из возможных рисков. Именно поэтому они советуют нанять специалиста, который станет звеном, соединяющим две стороны, и будет контролировать ведение проекта. Не менее важно и взаимопонимание между сторонами, поэтому иногда много времени тратится на простые объяснения или мониторинг, но, тем не менее, в данном случае это необходимые вещи, поскольку очень важно, чтобы сроки и итоги были оговорены и приняты к сведению обеими сторонами. Если брать во внимание специфику некоторых областей юридической практики, то, например, при отправлении некоторых документов за границу, вам придется учитывать и разницу в законодательстве других стран.

История аутсорсинга в юридическом бизнесе

Использование аутсорсинга в юридических фирмах началось, по самым приблизительным подсчетам, с 1970-х годов. И хотя тогда это еще нельзя было назвать аутсорсингом в полном смысле этого слова, тем не менее, из-за неудобств и отсутствия необходимых для этого навыков ксерокопирование приходилось делать вне фирмы, что и дало отправную точку. Затем, с 80-х годов, к услугам ксерокопирования прибавились услуги почты и факсимильной связи, что позволило снизить затраты на эти услуги, а также увеличить продуктивность собственно работы юриста. Начиная с 90-х годов, термин аутсорсинг стал широко применяться, а подобные процессы происходили практически во всех равных по величине юридических фирмах. Вместо того, чтобы тратиться на сложные новейшие компьютерные системы и программы, фирмы попросту нанимали третью сторону, разбирающуюся в этих делах гораздо лучше. Это позволяло снизить как затраты самой фирмы, так и стоимость услуг юриста, что было выгодно также и для клиентов. Чаще всего вендорами, то есть третьей стороной, выступали частные предприятия. Подобная тенденция стала особенно популярной в 90-е годы. Сегодня же эффективность данной практики очевидна даже для тех, кто не очень-то разбирается в рынке и экономике в целом.

Причины использования аутсорсинга

Юридические фирмы так приспособились к использованию практики аутсорсинга, что сегодня сторонние сотрудники – это не только технический или вспомогательный персонал, но также те, кто выполняет юридические исследования, составляет черновики контрактов, просматривает документы – то есть вендоры стали гораздо ближе к главному офису, чем это было раньше. Они уже занимаются не только вспомогательными делами юридической фирмы, ее экономикой, но и предоставляют услуги, имеющие юридический аспект. Многие компании нанимают временных вендоров, которые в действительности уже больше становятся похожими на партнеров, чем на вспомогательный штат сотрудников.

Прежде чем нанять вендора и последовать в этом отношении за многими современными фирмами, следует просчитать выгодность этого предприятия, принимая во внимание также качество и продуктивность производства. Возможно, стоит поговорить с теми, кто уже опробовал эту практику.

Аутсорсинг принесет выгоду, если у вас есть некий проект, рассчитанный на определенный срок, или существует некоторая группа задач (скажем, рутинная повседневная работа), выполнение которой вне фирмы будет более эффективно. Иногда складывается и такая ситуация: возникает необходимость выполнения задач, требующих привлечения нового сотрудника, однако четко сформулировать его обязанности на данный момент не получается. В этом случае наверняка найдется компания, выполняющая эти услуги и разбирающаяся в них лучше. Ну и, наконец, главная причина, которая может привести фирму к выбору аутсорсинга – это необходимость освободить сотрудников от постоянной деятельности, не связанной с их профессиональными обязанностями, дабы предоставить им больше времени на выполнение первоочередных задач.

Аутсорсинг стал привычным делом еще и потому, что каждый сотрудник понимает, что не сможет справиться со всеми задачами одновременно: невозможно быть сфокусированным и на рекламе, и на счетах, на самом деле и т.д. Определенные задачи требуют большего внимания. А, например, постоянно развивающиеся технологии – ежедневной информированности и ап-грейда. Все объять невозможно – именно поэтому юридические фирмы, даже среднего размера, сегодня выбирают помощь третьего лица.

Области использования аутсорсинга

Аутсорсинг может осуществляться в самых разных областях функционирования фирмы: работа с технологиями, компьютерными программами, обработка данных и документов, ведение бухгалтерского учета всей фирмы или конкретного проекта, офисная работа, маркетинг (включая рекламу и PR), а также работа с персоналом. Во многом выбор той или иной области аутсорсинга зависит от размера и профиля фирмы.

Как правильно выбрать вендора

Очень важно выбрать хорошего вендора. Некоторые специалисты советуют, прежде всего, обратить внимание на его репутацию и отзывы прежних работодателей. Со своей стороны вы можете нанять человека, который будет регулярно вести отчетность по делам вендора и в случае необходимости осуществлять некоторый контроль над ним. При подборе вендора важно четко и однозначно сформулировать свои требования и ожидания от него. В подобных отношениях необходимо доверие, причем именно взаимное, так как по сути, обе стороны работают на благо одного проекта.

Будущее аутсорсинга

Несмотря на то, что явление аутсорсинга уже широко применяется в практике юридических фирм и ни для кого не является открытием, некоторые специалисты считают, что сегодня мы находимся лишь на стадии развития этого явления, которое в будущем станет еще более обширным и распространенным. Возможно, вся юридическая практика мира будет вестись всего лишь из нескольких центров, скажем, в Британии или Америке, которыми станут крупнейшие на сегодня юридические фирмы. Практически все, кто имеет дело с аутсорсингом сегодня, уверены, что вскоре вендоры будут иметь больше полномочий и будут заняты делами, связанными с непосредственной деятельностью компаний, то есть обретут больше ответственности. Развитие компьютерных технологий позволяет облегчить некоторые задачи, особенно те, которые связаны с обработкой документов, что сделает этот процесс более регулярным и простым. Уже сегодня многие юридические фирмы посылают работу за границу к внештатным юристам и другим сотрудникам фирмы, возможно, в будущем эта практика станет более распространенной и даже общепринятой. Согласно прогнозам, Индия, Китай и Филиппины могут стать самыми востребованными странами в области юриспруденции, а уровень образования и проживания в развивающихся странах повысится. Это, конечно, самые дерзкие предположения, и, тем не менее, они вполне реальны, если сегодняшние тенденции получат свое развитие.

Специализация при разделении труда имеет как плюсы, так и минусы, впрочем, как и любая серьезная реорганизация компании. Вопрос о том, применять ли аутсорсинг в своей юридической фирме или нет – сугубо индивидуален и должен решаться для каждой конкретной компании, с учетом опыта и советов других фирм.

Опубликовано в журнале ЮБ №7-2007