Когда мы говорим о взрослении, становлении и новом качестве юридической фирмы, мы имеем в виду все то, что так или иначе благоприятно отразится на здоровье бизнеса, на его возможности генерировать прибыль, обеспечивать устойчивое развитие и стабильность.
О современных инструментах, которые создаются в помощь руководителям юридических фирм, мы поговорили с генеральным директором компании «Авиком» Евгением Байдаковым и его заместителем, руководителем отдела продаж Андреем Нужиным – создателями наиболее популярной среди российских юристов системы автоматизации профессиональной деятельности Avicom ProjectMate.
Расскажите немного об использовании технологий в профессиональном бизнесе.
Евгений Байдаков: Безусловно, технологии в профессиональном бизнесе нужны. Однако по степени их использования в сравнении с западными коллегами российские фирмы пока отстают. Это связано с несколькими причинами. Во-первых, западный бизнес намного более зрелый и насчитывает вековую историю. Российский бизнес, в т. ч. и юридический, появился не так давно. Во-вторых, отстает наша страна и по количеству и уровню предложения с точки зрения автоматизации в сфере профессиональных услуг. Западный рынок намного более конкурентный – на нем есть предложения как для широкого круга компаний, так и узкие специализированные решения.
Когда мы говорим о технологической оснащенности в целом, то это очень широкий круг вопросов. Начиная от того, что в западных фирмах все юристы оснащены коммуникаторами, благодаря которым человек всегда на связи, и заканчивая системами, которые позволяют накапливать информацию и управлять знаниями, индексировать документы, архивировать электронную переписку и т. д. В России пока этого мало, но, как и любой другой, профессиональный бизнес может быть и должен быть технологизирован.
С другой стороны, ситуация понемногу меняется, фирмы начинают задумываться об этих вопросах. На российский рынок приходят компании, которые предлагают решения для профессионального бизнеса, в том числе и для дистанционного подключения к информационной системе, индексации электронной переписки и прочие.
Какие задачи решает автоматизация профессионального бизнеса?
Е. Байдаков: Здесь нужно сравнить профессиональный бизнес с любым другим. Так же как на промышленном предприятии, в производственном процессе фирмы, оказывающей профессиональные услуги, можно выделить отдельные участки. И то и другое производство должно быть автоматизированным, люди должны быть укомплектованы инструментами, которые позволят им эффективно работать. В профессиональной деятельности нужна автоматизация управления проектами, учета времени, взаимодействия с клиентами, биллинга и документооборота – т. е. всех основных бизнес-процессов компании.
Генеральный директор «Авиком Бизнес Технологии».
В 1987 г. окончил МВТУ им. Баумана по специальности «инженер-механик». Более десяти лет посвятил созданию программного обеспечения для коммерческих организаций. В 1997 г. занял пост руководителя групп разработчиков, а в 1999 г. был назначен на должность директора по производству компании «Авиком Бизнес Технологии».
В настоящее время возглавляет два ключевых направления деятельности компании – производство первой российской профильной системы автоматизации профессиональной деятельности ProjectMate и оказание услуг технической поддержки бизнеса по схеме IT-аутсорсинга.
Является постоянным участником многих профильных юридических конференций и форумов, проводимых на территории России и стран СНГ. Регулярно выступает с докладами на тему эффективного применения информационных технологий в юридических компаниях, освещая проблемы выбора программного обеспечения и построения правильных взаимоотношений с техническим обслуживающим персоналом. Имеет ряд публикаций в научных и отраслевых периодических изданиях.
Что же мы все-таки подразумеваем, когда употребляем термин «автоматизация»?
Е. Байдаков: Когда речь идет об организации, оказывающей консалтинговые услуги, то это системы, которые накапливают, обрабатывают и выдают информацию для принятия верных управленческих решений. Это может быть, к примеру, накопление информации о клиентских отношениях с возможностью последующего их превращения в определенные отчеты. Если вы встречались с потенциальным клиентом год назад, а вся информация о нем находится только у вас в голове, вы можете легко ее забыть. А если она переложена на уровень автоматизированной системы, которая может обработать ваш запрос и выдать вам всю информацию, касающуюся данного контакта, то вы уже можете управлять клиентскими отношениями. Ведь вы знаете, кто из сотрудников общался с этим клиентом, когда, о чем, по какому поводу, о чем договорились, на чем расстались.
Но ведь я могу все записать на бумаге, вложить в папку, которая лежит в понятном месте, пронумерована и подписана... Выходит, автоматизация – это просто другой уровень работы с этой информации, более удобный, более цивилизованный?
Андрей Нужин: В некотором смысле – да.
Конечно, вы можете все фиксировать на бумаге. Но если в компании работает 20 человек? Тогда все должны точно знать, где эти бумаги и папки лежат. Кроме того, они могут и потеряться. В информационной же системе все объединено в единую базу данных, процесс поиска нужной информации намного упрощается и ускоряется. У вас легкий доступ к информации о проектах, о том, какие сотрудники в них заняты, какова трудоемкость каждого проекта и т. д.
Е. Байдаков: Когда мы говорим об автоматизации профессионального бизнеса, то прежде всего мы говорим об автоматизации различных аспектов управления. Ведь информация о ходе проекта больше нужна менеджерам, партнерам, а не сотрудникам. Потому что последним нужно иметь комфортную работу, а для руководителя важно иметь такой инструмент, который позволит как можно быстрее получать информацию для того, чтобы принимать верные управленческие решения.
А когда вообще стоит задумываться о внедрении системы автоматизации? Какой размер должен быть у компании, чтобы внедрять вашу систему?
Е. Байдаков: На мой взгляд, здесь вообще не должна идти речь о размере компании. Ответ на данный вопрос лежит, в общем-то, в голове каждого конкретного руководителя. Если человек действительно хочет построить хорошо управляемую фирму, тогда у него и возникает понимание, что нужно думать и об автоматизации этого бизнеса. Причем, речь здесь идет не только об уже существующих компаниях, но и о вновь создаваемых. Даже когда партнер еще только думает о создании своей фирмы, и у него есть определенные амбиции, он уже тогда должен серьезно задуматься об автоматизации будущего бизнеса, потому что легче и эффективнее сразу использовать систему в командной работе, чем в дальнейшем переучивать сотрудников. В нашей практике было немало таких примеров, когда опытные специалисты, поработав в других компаниях, открывают свою фирму и сразу приобретают наш продукт.
А. Нужин: Но мы часто слышим от клиентов: мне еще рано, у меня только десять сотрудников, все на виду, все сидят в соседней комнате. Зачем мне устанавливать что-то, где-то учитывать, если я и так все знаю и помню? Мне это не надо, это нужно большим фирмам, у которых сотни и сотни сотрудников.
Заместитель генерального директора, руководитель отдела продаж и внедрения «Авиком Бизнес Технологии».
В 1998 г. окончил Московскую государственную академию приборостроения и информатики по специальности «инженер-системотехник». C 2004 г. занимает должность руководителя отдела продаж и внедрения компании «Авиком Бизнес Технологии». Принимает активное участие в производстве и продвижении первой российской профильной системы автоматизации профессиональной деятельности ProjectMate.
Является постоянным участником многих профильных юридических конференций и форумов, проводимых на территории России и стран СНГ.
Имеет уникальный многолетний опыт работы на стыке двух областей – информатики и менеджмента. Владеет проверенными в условиях реального бизнеса знаниями и методиками, способствующими повышению продуктивности компаний за счет правильного применения информационных технологий и эффективного управления трудовыми ресурсами.
Наш опыт подсказывает, что эта позиция не совсем верна. Среди наших клиентов есть много небольших компаний, адвокатских кабинетов, в которых работает 5-10 сотрудников. Они приобретают систему, и это им помогает упорядочить управление компанией. Юридический рынок в России в основном и состоит из компаний с небольшим штатом сотрудников.
Какие сложности могут возникнуть у компании, решившей внедрять систему автоматизации?
Е. Байдаков: Прежде всего, нужно понимать, что внедрение автоматизированной системы сопровождается организационными и технологическими изменениями внутри компании. Такие изменения зачастую встречают сопротивление со стороны сотрудников. Руководителям важно осознавать это и управлять этими процессами – выделять заинтересованных работников, поощрять их. С некоторыми сотрудниками, возможно, придется и расстаться.
А. Нужин: Нужно иметь мужество не останавливаться и довести дело до логического завершения. Некоторые руководители не принимают решение о внедрении какой-либо системы, потому что опасаются, что у них не получится претворить его в жизнь. Например, по причине того, что в фирме есть сотрудники, которые ни в какую не согласятся на эти изменения, а потерять их не хотелось бы.
Понимая, какие сложности предстоят фирме, нужно правильно преподносить коллективу суть предполагаемых изменений. Автоматизация затевается для того, чтобы повысить эффективность компании, ее конкурентоспособность и, следовательно, прибыльность. Соответственно, работая в такой компании, сотрудник может повышать собственный профессиональный уровень, делать вклад в свое дальнейшее развитие как специалиста.
Как же компании выбрать нужное решение для автоматизации своего бизнеса? На что стоит обращать внимание при выборе поставщика?
А. Нужин: К этому вопросу следует отнестись достаточно серьезно, т. к. от выбора поставщика во многом зависит успешность всего проекта автоматизации. Мы рекомендуем руководителям действовать следующим образом.
Первый шаг: прежде чем выбирать ту или иную систему, компании нужно провести анализ своих потребностей и попытаться сформулировать задачи, которые она ставит перед проектом автоматизации – какие проблемы хотелось бы решить, какие процессы нуждаются в изменениях.
Второй шаг: необходимо составить список поставщиков: провести поиск в Интернете, поговорить с коллегами, партнерами, выслушать их рекомендации.
Третий шаг: после того как вы составили список из 2-3 поставщиков, нужно с ними пообщаться. Стоит обратить внимание на то, насколько они профессиональны, имеют ли достаточный опыт внедрения своей системы, являются ли экспертами в своей области. При этом они должны разговаривать на понятном вам языке и понимать ваш бизнес, а не использовать исключительно технические термины. Также очень важно, чтобы компания умела не только производить программный продукт и осуществлять его внедрение, но и обеспечивать дальнейшую поддержку и развитие системы.
Какие преимущества есть у ProjectMate, почему юристы выбирают именно эту систему?
Е. Байдаков: Прежде всего, надо сказать о том, что это специализированный продукт, который предназначен для автоматизации именно профессионального бизнеса. Более того, изначально система создавалась для юридических фирм. Это не означает, что нашими клиентами являются только юристы: мы считаем, что взаимопроникновение идей, технологий и различных аспектов профессионального бизнеса из других отраслей помогает нам создавать лучший продукт. И то, что мы хорошо понимаем юридический бизнес – также преимущество нашей системы.
Е. Байдаков: «Мы часто сталкиваемся с проблемой правильной мотивации того технического специалиста, который будет участвовать во внедрении системы. Руководителю важно придать ему верный «управленческий импульс», как говорят некоторые наши клиенты, привлекать его на самых ранних этапах внедрения, чтобы он стал частью команды, которая занимается этим процессом, активно участвовал в нем и оказывал необходимую поддержку».
Кроме того, важно отметить, что ProjectMate – это единое интегрированное системное решение, которое позволяет автоматизировать не только отдельные участки бизнеса, но и работу компании в целом. Сюда входят и клиентские взаимоотношения, и учет времени, и управление клиентскими поручениями, и документооборот, и биллинг.
Еще одно преимущество заключается в том, что система является достаточно простой. Небольшие компании даже могут внедрить ее самостоятельно, без участия консультантов «Авикома» – просто скачав приложение, прочитав руководство пользователя и обратившись к нам с некоторыми вопросами по телефону. Система интуитивно понятна и удобна в работе, имеет дружественный интерфейс.
И последний момент. Мы уже давно присутствуем на рынке, имеем большой опыт внедрения и поддержки системы и занимаемся развитием продукта, учитывая пожелания наших клиентов и потребности их бизнеса.
А что можете сказать о ценах на ваш продукт?
Е. Байдаков: Мы стараемся удерживать стоимость продукта в рамках среднего ценового диапазона. Связано это с тем, что наши клиенты – представители не только столичного, но и регионального бизнеса, где доходность все-таки меньше. И это не только юристы, но и компании, которые имеют меньшие почасовые ставки (бухгалтеры, аудиторы, специалисты в области информационных технологий). Кроме того, помимо России мы работаем и со странами СНГ. Лавируя среди всех этих ограничений, мы стараемся придерживаться разумной ценовой политики. А если сравнивать с западными конкурентами, то там системы со схожей функциональностью могут стоить существенно дороже.
Какие преимущества во время кризиса может дать автоматизация?
А. Нужин: Мы считаем, что кризис это не повод замораживать инвестиции. Это время нужно использовать с максимальной выгодой – постараться что-то изменить, повысить эффективность своей фирмы. В кризис выигрывают компании, которые не боятся инвестировать в новые проекты, используют скрытые резервы, проводят оценку персонала, выстраивают эффективную систему мотивации. И внедрение автоматизированной системы может быть как раз очень кстати. Она позволит руководителю принимать непростые управленческие решения не только эмоционально или интуитивно, но и с конкретными цифрами на руках.
Значит, мы можем говорить о существовании «чудесной кнопки»?
Е. Байдаков: Если у руководителя есть иллюзия, будто он приобретет систему, и после этого его бизнес резко изменится, то это не так, и от этого представления надо избавляться – чем быстрее, тем лучше. Для успешного внедрения недостаточно только денежных вложений: чтобы перевести свою компанию на более высокий уровень, руководитель должен потратить частичку своей энергии, своей души, отдать какое-то время на процесс автоматизации, только тогда он может получить желаемый результат. Если первое лицо компании не принимает активного участия во внедрении, не ставит задачи, не контролирует их исполнение и достижение осязаемых результатов по проекту, то тогда этот процесс будет либо буксовать, либо через какое-то время его можно будет признать неуспешным.
А. Нужин: «Мы себя позиционируем как компанию, которая выпускает и внедряет информационный продукт для профессионального и прежде всего – юридического бизнеса. При этом к нам часто обращаются с более детальными вопросами, касающимися изменения культуры управления в компании в целом, потому что мы находимся на стыке между сферой IT и консультантами по развитию профессионального бизнеса. Мы, конечно же, стараемся помочь заказчику, тем более что имеем в этом вопросе уже достаточный опыт, но все-таки, на наш взгляд, специализированный управленческий консалтинг в этой области более эффективен, поэтому обычно мы рекомендуем воспользоваться услугами профильных бизнес-консультантов, работающих в данной конкретной сфере».
А. Нужин: Можно, конечно, делегировать эту задачу, но все равно руководитель должен уделять проекту достаточно внимания. Так что, сами понимаете, никакой волшебной кнопки не существует.
Если компания не ведет почасового биллинга, как ей может пригодиться ProjectMate?
А. Нужин: Зачастую руководители компаний полагают, что учитывать время нужно только при почасовой системе оплаты. Однако его учет необходимо вести независимо от гонорарной политики фирмы, т. к. время – это основной производственный ресурс юридической фирмы, то, из чего складывается стоимость, фактический бюджет любого проекта. Система учета времени позволяет отслеживать трудозатраты на выполнение стандартных действий по различным проектам и через механизм обратной связи планировать затраты на аналогичные действия в будущих проектах. Соответственно, она снижает риски перерасхода времени и потери прибыли.
Е. Байдаков: Еще один аспект связан с системой мотивации сотрудников, которая строится на количестве проданных и отработанных часов. Если эти часы не учитывать, пусть даже и по фиксированному бюджету, построить правильную систему мотивации сотрудников в профессиональном бизнесе будет достаточно сложно.
Поделитесь, пожалуйста, своими планами на будущее.
Е. Байдаков: Мы считаем, что являемся лидерами на российском рынке, т. к. выпустили первую российскую систему автоматизации профессионального бизнеса. Это профильный продукт, который в особенности подходит именно юридическим компаниям. Но почивать на лаврах мы не собираемся, а хотим делать действительно лучшую систему. Это стратегическая задача.
Если говорить о тактических планах, то мы хотим развивать продукт как с точки зрения функциональности, так и с точки зрения удобства использования системы. И ориентируемся мы прежде всего на идеи и пожелания наших клиентов, общаясь с ними и постоянно получая обратную связь.
Как вы реагируете на происходящие кризисные изменения?
Е. Байдаков: Всем компаниям нужно меняться и улучшаться. Из того, что мы делаем для этого сейчас, можно выделить нашу ценовую политику. Так, теперь нашу систему можно не только приобрести, но и взять в аренду. Кроме того, мы заключили специальное соглашение с компанией Microsoft, благодаря которому можем включать ее программные продукты в состав собственного решения. Это дает нашим клиентам серьезные финансовые преимущества.
Также с недавнего времени мы не только продаем лицензии на продукт, но и предоставляем услуги хостинга (размещения) данного приложения. В результате клиентам не нужно будет тратиться на свою собственную инфраструктуру, приобретение серверов и заботиться об обслуживании системы – у них появится возможность передать эту задачу профессиональной компании, разместить базу данных на хостинге, в т. ч. с доступом через Интернет из любой точки земного шара, а также перевести капитальные затраты на уровень операционных (текущих) расходов. Это предложение может быть особенно интересно небольшим компаниям.